Willkommen beim Dokumentenmanagementsystem der

Datenschutzerklärung für Nutzerinnen und Nutzer des Dokumentenmanagementsystem der WEG Parkring 12a

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unseres DMS auf Basis von Microsoft SharePoint.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Wohnungseigentümergemeinschaft 1010 Wien Parkring 12a
p.A. Gutwerk Immobilien Treuhand GmbH
Gonzagagasse 19, Top2
1010 Wien
service@weg-parkring12a.at

2. Zweck der Datenverarbeitung

Das DMS auf Basis von SharePoint dient zur strukturierten Ablage, Verwaltung und gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Informationen innerhalb des Unternehmens bzw. für berechtigte externe NutzerInnen. Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung von Dokumenten und Informationen
• Rollenbasierte Rechteverwaltung (Administrator, Benutzer, Gast)
• Nachvollziehbarkeit und Protokollierung von Bearbeitungsschritten
• Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten
• Einhaltung gesetzlicher Dokumentationspflichten

3. Kategorien betroffener Personen und Daten

a) Administratoren

Verarbeitete Daten:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse(n)
• Benutzername / Login-Daten
• Protokolldaten (z. B. Änderungen an Benutzerrechten, Einstellungen)

b) Benutzer

Verarbeitete Daten:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse(n)
• Benutzername / Login-Daten
• Datei-Uploads, Kommentare, Bearbeitungsverläufe

c) Gäste (externe NutzerInnen mit eingeschränktem Zugriff)

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse(n)
• Benutzername (sofern vergeben)
• Organisation/Firma
• Funktion
• Mietobjekt
• Telefonnummer
• Zugriffsprotokolle

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, z. B. Aufbewahrungspflichten)

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, längstens jedoch im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Protokolldaten können zur Sicherstellung von Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bis zu 6 Monate aufbewahrt werden.

6. Empfänger der Daten / Auftragsverarbeiter

Das DMS wird auf Basis von Microsoft SharePoint betrieben, einem Cloud-Dienst von:

Microsoft Ireland Operations Ltd.
One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland

Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Daten können im Rahmen der Microsoft Cloud-Dienste auch an Rechenzentren in der EU übertragen werden. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten erfolgt nur unter Einhaltung geeigneter Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln).

7. Datensicherheit

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Einsatz aktueller technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Zugriffe auf das DMS erfolgen verschlüsselt (HTTPS), Rollen und Berechtigungen werden streng verwaltet.

8. E-Mail-Kommunikation über Brevo

Zur Information unserer Nutzer*Innen (Administratoren, Benutzer, Gäste) über technische Änderungen, Neuerungen im System, relevante Störungen oder andere wichtige Informationen betreffend dem DMS nutzen wir das E-Mail-Tool Brevo (ehemals Sendinblue), einen Dienst der:

Sendinblue GmbH
Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin
(EU-Niederlassung der Brevo SAS, Frankreich)

Die E-Mail-Adressen und ggf. weitere zur Kommunikation notwendige Daten (z. B. Name, Benutzerrolle) werden auf den Servern von Brevo innerhalb der EU gespeichert und ausschließlich zum Versand der oben genannten systembezogenen Mitteilungen verwendet. Ein Versand zu Marketingzwecken erfolgt nicht.

Der Einsatz von Brevo erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Brevo verpflichtet sich zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben der EU und trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.

Sie können dem Erhalt solcher Benachrichtigungen widersprechen, sofern dies nicht zur Wahrung wesentlicher Systemfunktionen erforderlich ist.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen (siehe Punkt 1).

10. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt wurden, können Sie sich bei der zuständigen Datenschutzbehörde beschweren. In Österreich ist dies:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at